みなさんが学んだことの中で記憶に残っていることや役に立っていること、今現在も通用していること＝仕事力についての第3弾「デスクワーク技術」編の続きです。

■最終成果物から逆算して作業プランを立てる

何らかの資料を作ろうとするとき、多くの人は、まず資料集めから始めます。
なんとなくリサーチして、いろいろな情報を入手して、ある程度の情報量が集まったところで、まとめて、資料を作成していくのが普通のやり方でしょう。
もう一方で、アウトプットから逆算する方法があります。
その場合の最初にやることは、資料のアウトラインイメージを作ってしまうことです。
具体的には、パワポを使ってタイトルだけをどんどん書いて、アウトラインを作ってしまうのです。
もちろん中身は、まだありません。
最終成果物のタイトルだけを書いた、中身がないパワポを作り、中身を埋めていくためのタスクを洗い出すのです。
これにはどんなメリットがあるのでしょうか？

①最終成果物をイメージできる
　ゴールや目的、何を作るのかがはっきりする
　
②そのために必要な作業を洗い出せる
　成果物から逆算して何をしなくてはいけないかという観点で
作業をリストアップできる　

③ワークプランができる
　その作業リストがワークプランになる　

④それぞれの作業を切り出して他のメンバーへ同時に依頼できる
　関係者全員でアウトプットのすり合わせができ、
各自の役割も明確になり効率も上がる
　
⑤抜け漏れが少ない
　随時進捗も把握できるので、最終段階での抜け漏れが減少する　

この最終アウトプットから逆算して考えるのは、大変便利です。
私自身も、このタイトルだけのパワポを素早く作り、メンバーと共有しながら過不足を確認、作業の割り振りをその場で決めてしまうことを実践してきました。
チームで動く採用部門のみなさんには、様々なシーンで応用できると思いますので、ぜひ検討してみてください。

今回は、ここまでです。「デスクワーク技術」編はボリュームがありますので、数回に分けてお届けしていきたいと思います。
次回は、情報収集のスピードアップについて、お話させて頂きます。