みなさんが学んだことの中で記憶に残っていることや役に立っていること、今現在も通用していること＝仕事力についての第3弾「デスクワーク技術」編の続きです。

■エクセル、パワポは作成スピードが勝負

採用活動の中で、応募状況や選考歩留まり状況、費用対効果等の集計、または説明会資料や社内向けレポートの作成などたくさんの資料作成は、大概エクセルやパワポの形態をとっていることが多いです。
「所属部署とも打合せしなければいけない」
「媒体の原稿も作成しなくては」
「今日は面接が〇名だ」など多岐にわたる仕事が盛りだくさんです。
そんな状況下での資料作成は、ついつい後回しで遅れ気味。
ですから、このエクセルかパワポの操作スピードを上げることは、自分の仕事の生産性向上に直結します。
では、どのようにしてスピードアップするのか？
以下、小技や知っていて得なポイントについてご紹介します。

【エクセルの場合】
①セルの結合を使わない（後で修正が困難）
②セルの行と列を入れ替えるときには
　「形式を選択して貼り付け」⇒「行列を入れ替える」
③他の資料から数字をコピペする場合は、
　「形式を選択して貼り付け」⇒「値」
④数字を転写するときは、直に入力せず「＝」を使う
⑤関数を覚える
　SUM、AVERAGE、VLOOKUP、IFなど
⑥ピポットテーブルをマスターする

【パワーポイントの場合】
①よく使う図や操作は、アイコンメニューをカスタマイズする
②図は使いまわしができる形態で書く
③図形の上に文字ボックスを載せず、図形の内部に文字を入れる
④図形のコピーはシフトコントロールキーを押しながら、横にずらす
⑤図形からはみ出る場合は「各オブジェクト内でテキストを折り返す」指定する
⑥テキストボックス内は改行しない
⑦マトリクスは□４つを組み合わせる、大きい四角を4分割にしない
⑧図形どうしをつなぐのは「コネクタ」を使用
⑨図形の高さをそろえる機能は便利

今回は、ここまでです。「デスクワーク技術」編はボリュームがありますので、数回に分けてお届けしていきたいと思います。
次回は、作業プランの立て方について、お話させて頂きます。